Modelo GCVC - Práticas de Gestão de Contratos

Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos

Práticas Utilizadas na Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos

Habilitação de Parceiro Comercial

· Pré Habilitação

Atividade contínua de manter cadastro de parceiros potenciais, com documentos de habilitação não voláteis atualizados, com o objetivo de agilizar o processo de habilitação durante a etapa de contratação

· Habilitação

Atividade de coletar documentos que habilitem o parceiro comercial à estabelecer contrato, evidenciando condições organizacionais, financeiras e técnicas para honrar as obrigações contratuais

· Renovação da habilitação

Atividade permanente de renovação dos documentos de habilitação durante o período de vigência contratual, evitando riscos que possam surgir pela mudança do cenário na época da habilitação.

· Avaliação Periódica

Atividade de medição do nível de satisfação das áreas envolvidas com o contrato, em relação ao parceiro comercial, exceto quanto a qualidade do objeto (avaliada na medição e/ou SLA).

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Qualidade

Qualidade é a evidência de que uma atividade é executada, ou um produto é produzido, sempre da mesma forma

Premissa da Garantia da Qualidade: definição em norma da obrigatoriedade de utilização de padrões (documentos e check-list’s)

Medição da Qualidade: aferir se a norma está sendo cumprida, e se os padrões foram utilizados

Nível de Serviço Pleno ( SLA - Service Level Agreement )

Utilizado em qualquer Tipo de Contrato, sendo fundamental quando as partes não conseguem determinar com precisão o objeto que será entregue.

Conceito no sentido pleno:

· Define-se o nível de aferição para o serviço de entrega do objeto, mesmo para objeto físico:

· A medida básica a ser aferida é chamada de ‘nível normal’;

· Uma variação considerada aceitável para a necessidade da contratante, geralmente percentual acima (margem superior) e abaixo (margem inferior) do ‘nível normal’ é chamado de ‘faixa de tolerância’.

Aferição de Exigíveis

Exigível é o documento definido no contrato, ou pela lei, como obrigatório na relação comercial estabelecida entre as partes.

Aferição é a formalização de que o responsável pela obtenção e guarda do exigível cumpriu sua obrigação no momento correto:

· Na habilitação, contratação ou execução do contrato levando em consideração:

A obtenção propriamente dita;

O controle da renovação do exigível, caso haja data de validade ou expiração;

· Da forma como o contrato ou a lei determina.

Periodicamente as medições são avaliadas, e se constantemente for verificada a incidência:

· De prêmio: o nível normal é ajustado para cima sem reajuste da contrapartida (pagamento);

· De penalidade: o nível normal é ajustado para baixo quando houver evidência de que a especificação do nível de serviço era inviável, ou o contrato pode ser rescindido de pleno direito pela contratante, sem prejuízo de eventuais penalidades complementares pelo não cumprimento das obrigações contratuais.

Na entrega do objeto, se a medição apontar:

· Variação nula, ou variação em relação ao ‘nível normal’ dentro da ‘faixa de tolerância’ o aceite é requerido;

· Variação acima da margem superior, um prêmio é devido;

· Variação abaixo da margem inferior, uma penalidade é devida.

(*) prêmio e penalidade não necessariamente se referem a dinheiro

Cadastro de Objetos

É comum existir nas empresas um cadastro de itens.

Geralmente é composto de bens, materiais e produtos acabados.

Para a gestão do ciclo de vida dos contratos é necessária a utilização de um cadastro de objetos contratuais relacionado ao cadastro de itens que contenha, entre outros atributos, a descrição do objeto, da forma como é descrita nos instrumentos contratuais e especificações técnicas, os proponentes potenciais, e a indicação dos diversos padrões relacionados.