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Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos |
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Atribuições dos Gestores no Ciclo de Vida dos Contratos |
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Métricas do Modelo GCVC
Competência técnica e operacional insuficientes
As áreas responsáveis pelo controle dos eventos do ciclo de vida dos contratos da empresa (Gestor da Contratação e Gestor do Contrato) não possuem competência técnica e operacional suficientes para cumprir os controles a eles atribuídos.
Necessitam de competência complementar de Áreas de Apoio e Apoiadores.
Formalização institucional do apoio
Quando não existe regra institucional formalizando a atribuição de apoio para áreas e apoiadores, o apoio não é dado de forma adequada, remetendo a riscos e prejuízo.
Formalização de instruções adequadas para exercício da gestão
Gestores de Contratação e Gestores de Contratos têm formação e especializações distintas. As instruções de gestão devem ser compiladas em manuais diferentes, com linguagem adequada ao entendimento de cada um deles.
A Norma de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos deve ser generalista e com informações de menor volatilidade, requerendo pouca atualização. Informações passíveis de serem freqüentemente atualizadas devem estar no Manual de Contratação (linguagem mais formal) e no Manual de Gestão de Contratos (linguagem mais direta).
Os manuais devem privilegiar a documentação de instruções tipo check-list, padrões de documentos, indicadores e detalhes para utilização de sistemas e serviços.
A figura do Gestor de Definições preferencialmente deve ser uma equipe com representação das diversas áreas envolvidas na gestão do ciclo de vida dos contratos (áreas responsáveis e áreas de apoio).
Check-list deve prever a indicação dos responsáveis, instruções de como executar a atividade e registro de como a atividade foi executada.
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Definições Básicas do Modelo GCVC
Competência Técnica:
Capacidade técnica para executar uma atividade.
Certificação técnica fornecida por autoridade ou órgão certificador.
Competência Operacional:
Recursos humanos e materiais necessários para a execução da atividade.
Disponibilidade para execução da atividade em tempo hábil.
Localização física adequada para a execução da atividade.
Área Requisitante:
Área ou gestor que necessita estabelecer uma relação comercial com uma outra empresa ou pessoa física.
Área que origina a necessidade de formalizar um contrato para regrar a relação comercial.
Área Responsável:
Área ou gestor que tem a atribuição institucional de se responsabilizar pelo cumprimento dos eventos de controle de um determinado processo de gestão no ciclo de vida do contrato.
Gestor de Contratação:
Responsável pela instrução do rito da contratação, que estabelece o vínculo da relação comercial e formaliza o contrato.
Gestor de Contrato:
Responsável pelo controle das obrigações contratuais.
Gestor de Definições:
Responsável pela normatização dos controles da gestão da contratação e da gestão de contratos na empresa.
Área de Apoio:
Área ou gestor que tem a atribuição institucional de prestar apoio à área responsável em processos do ciclo de vida dos contratos, e por definição possui competência técnica e operacional para executar as atividades a ela atribuídas em tempo padronizado.
Apoiador:
Área ou gestor que eventualmente deve prestar apoio à área responsável, por possuir competência técnica ou operacional necessária ao cumprimento de um evento de controle de um determinado processo de gestão no ciclo de vida dos contratos. |
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Precauções sobre terminologia no Brasil
Diferente de outros países, no Brasil utiliza-se o termo gestor de contratos sem critério, o que pode causar problemas entre empresas, e até entre departamentos da própria empresa.
Ao se deparar com um Gestor de Contratos no Brasil recomenda-se averiguar se tratar realmente de gestor de contratos, ou de gestor de contratações ou se suas atribuições abrangem alguns processos dos dois papéis, e neste caso quais deles.
Especialmente na área pública, deve-se atentar para o papel de Fiscal do Contrato definida em lei, que se conceitua como autoridade responsável pelo contrato, não sendo a essência de suas atividades nem gestor do contrato, executada de forma delegada por apoiadores técnicos e operacionais, nem a do gestor da contratação, executada pela comissão de licitação.
A atual confusão é atribuída ainda ao processo de amadurecimento de assimilação dos conceitos de gestão do ciclo de vida dos contratos no Brasil. |
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