Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos

Etapas e Processos do Ciclo de Vida dos Contratos

Processos e Eventos de Controle (níveis 2 e 3 do Modelo GCVC)

 

Etapa Pré Contratação

 

Processo Formatação do Objeto

· Definição da Necessidade do Objeto

· Especificação Técnica

· Definição da Demanda

· Pesquisa Preliminar de Mercado

· Definição da Verba de Contratação

· Definição da Forma de Obtenção

 

Processo Preparação da Contratação

· Aprovação da Necessidade

· Enquadramento aos padrões

· Transferência para área de contratação

 

Etapa Contratação

 

Processo Planejamento da Contratação

· Formação de pacote

· Programação da contratação

· Preparação da concorrência

· Aprovação do rito da contratação

· Pré-avaliação dos fornecedores

 

Processo Concorrência

· Publicidade

· Desenvolvimento / Negociação

· Análise da consistência

· Habilitação e Eleição

 

Processo Formalização

· Aprovação do processo de contratação

· Encerramento da contratação

 

Etapa Pré Execução

 

Processo Compilação

· Organização do Acervo

· Digitalização e arquivo

· Vínculo com obrigações relacionadas

 

Processo Planejamento da Execução

· Procedimentos administrativo-financeiros

· Preparação da monitoração

· Liberação da execução

 

Etapa Execução

 

Processo Liberação da Relação Comercial

· Vistoria

· Aprovação do exemplar

 

Processo Recebimento do Objeto Contratado

· Procedimentos de logística da entrega do objeto

· Recebimento e Aprovação do BMPS (Medição e/ou Aferição do SLA e aferição de exigíveis)

· Liberação do pagamento

· Aplicação de penalidades

 

Processo Controle das Atividades Implícitas ao Contrato

· Benchmark

· Avaliação do Fornecedor (pesquisa de satisfação e analise de ocorrências)

· Análise de acesso ao acervo

· Análise de alternativa tributária

· Gestão de riscos (re-habilitação do fornecedor e auditoria)

 

Processo Manutenção do Instrumento Contratual

· Controle de vigência

· Controle de vigência da garantia operacional

· Renovação e Prorrogação

· Rescisão

· Ajuste do Nível de Serviço (SLA)

· Aditivos

· Apostilamentos em acordos tipo guarda-chuva

 

Processo Controle Financeiro do Contrato

· Fluxo de caixa contratual

· Reajuste de preços

· Reequilíbrio Financeiro e Repactuação

 

Processo Controle do Objeto Contratado

· Controle da demanda de utilização

· Acréscimos e supressões

 

Processo Controle Pós Vigência

· Formalização do encerramento

· Consolidação do acervo

· Planejamento da monitoração de obrigações remanescentes

· Análise do controle e acesso ao acervo

 

 

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Etapas do Ciclo de Vida dos Contratos (nível 1 do Modelo GCVC)

 

Etapa Pré Contratação:

 

Inicio: definição da necessidade de estabelecer uma relação comercial.

 

Término: formalização da entrega do gestor do contrato para o gestor da contratação, da dotação orçamentária e especificação técnica do objeto a ser contratado.As partes (pessoas físicas ou jurídicas) se relacionam para executar o objeto.

 

Responsabilidade: Gestor do Contrato (representante da área requisitante, ou área que necessita do objeto contratado e define a necessidade de contratar).

 

Etapa Contratação:

 

Término: formalização do instrumento contratual com o proponente escolhido para estabelecer a relação comercial.

 

Responsabilidade: Gestor da Contratação (representante da área que instrui o rito de contratação, e obtém a melhor alternativa técnica/financeira disponível no mercado.

 

Etapa Pré Execução:

 

Término: liberação da relação comercial, com a definição formal das responsabilidades e prazos para execução dos controles das obrigações contratuais implícitas e explícitas.

Responsabilidade: Gestor da Contratação.

 

Etapa Execução:

 

Término: extinção de todas as obrigações contratuais, implícitas e explícitas, inclusive relacionadas ao período pós-vigência estabelecido no contrato.

 

Algumas características da GCVC no Brasil

 

Sigilo:

 

O segmento público, regido pelos princípios de não privilegiar e dar  transparência dos atos, obriga sigilo absoluto na etapa de contratação, e ausência de sigilo em todas as demais etapas.

 

O segmento privado, regido pelo lucro, remete ao sigilo em todas as etapas do ciclo de vida dos contratos.

 

Cumprimento dos ritos e obrigações:

 

O segmento público, regido pelo princípio da legalidade obriga o cumprimento integral das obrigações da forma como estiver formalizadas nos instrumentos contratuais e na lei, tornando o processo de contratação seqüencial, sem chance de retroações a partir de negociações.

 

O segmento privado, menos informal, privilegia o ajuste de especificações e liberdade do processo de negociação quando necessário para obter melhor resultado na relação comercial.

 

Dotação orçamentária:

 

As leis relacionadas à licitações, pregões eletrônicos e similares definem regras de definição da verba orçamentária para a contratação por parte de empresas públicas com base em valores de referência e critérios de eleição por preço, técnica e técnica e preço, bem como as condições para abrir mão das concorrências (inexigibilidade).

 

No segmento privado existe total liberdade para rever a dotação orçamentária a qualquer momento, dando flexibilidade para realocar recursos e ajustar o objeto contratado quando uma nova condição de mercado possa privilegiar o resultado.

 

 

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